In Deutschland zählt Gloning zu den Spezialisten, wenn Unternehmen schwere Lasten heben müssen und dazu einen speziellen Kran benötigen. Ob Papierrollen in der Druckindustrie oder Stahlbauteile im Maschinenbau: die Lasten an einem Kran von Gloning Krantechnik sind im dreistelligen Tonnenbereich. Sicherheit für die Benutzer wird daher sehr groß geschrieben. Selten ist zudem ein Kran wie der andere: Jeder Portal-, Lauf- oder Deckenkran und viele weitere Varianten werden passgenau zum Bedarf der Kunden aus den verschiedensten Branchen entwickelt und anschließend von 55 Mitarbeitern gebaut und beim Kunden in den Fabrikhallen montiert. Das 1983 gegründete Gloning Krantechnik GmbH entwickelte sich in den vergangenen 40 Jahren zu einem der führenden Anbieter für Spezialkrane in Europa, in Süddeutschland werden auch viele Standardkrane montiert. Eine besondere Last musste das Unternehmen intern heben. Das bisher auf Microsoft Access basierte ERP-Altsystem war überaltert und konnte die Ansprüche des Unternehmens im Tagesgeschäft nicht mehr erfüllen. Neben dem Verlust an Effizienz im laufenden Betrieb bestand zudem keine Schnittstelle zwischen dem Finanzbuchhaltungs-System und dem ERP, was bei der Dateneingabe aufwändige Doppelarbeit nötig machte. Eine komplett neue Systemlandschaft für die kaufmännische wie die ERP-Software war für Gloning Krantechnik die logische Lösung, um zukuftssicher aufgestellt zu sein und zudem den täglich Betrieb effizienter gestalten zu können.
Partnerschaftliche Flexibilität und persönlicher Kundendienst
Nach einer umfassenden Marktbetrachtung fiel die Entscheidung für PLANAT und das ERP-System FEPA. Bei der Recherche auf der Basis eines eigenen Lastenhefts konnte kein konkurrierender Software-Hersteller ein ähnlich umfassende Software- und Service-Paket bereitstellen wie PLANAT. „Neben den klaren Fakten – das sehr gute Abschneiden von FEPA in der Trovarit-ERP-Studie und die Erfahrungen anderer PLANAT-Kunden – ist uns die Entscheidung aufgrund der räumlichen Nähe und der gemeinsamen Verwurzelung im Mittelstand leichtgefallen. Wir wollten bewusst nicht in die große Welt von SAP oder Dynamics, weil wir maximale partnerschaftliche Flexibilität erhalten wollten und kein starres Korsett, das nicht zu uns und unseren Prozessen passt. PLANAT liegt auf unserer Wellenlänge, und wir schätzen den persönlichen Kontakt mit unseren stets konstanten Ansprechpartnern“, sagt André Haßelkuß, Geschäftsführer von Gloning Krantechnik.
Hand in Hand: FEPA und eGecko
Neben FEPA wurde eGecko als Personal- und Finanzbuchhaltungssystem eingeführt. Die betriebswirtschaftliche Software wird von der CSS AG aus dem hessischen Künzell bereitgestellt und ist ein Angebot im Partnerverbund von PLANAT. Beide Systeme sind vielfach parallel im Einsatz und kommunizieren über erprobte Schnittstellen miteinander. Das PLANAT-Team begleitete auch die Implementierung von eGecko.
Die lästigen Doppeleingaben in zwei nicht kommunizierenden Systemen gehörten damit der Vergangenheit an. Bei der Einführung verzichtete Gloning Krantechnik zudem bewusst auf externe Berater, sondern verließ sich auf die eigenen Kompetenzen und die Beratung von PLANAT. „Es war klar, dass sich das System an uns, aber auch wir an das System anpassen mussten. Dabei hat uns enorm geholfen, das ein festes Team für uns in den Bereichen ERP und Betriebswirtschaft zuständig war und auch im laufenden Betrieb noch ist. Alle Fragen und Stolpersteine bei der Einführung konnten wir so partnerschaftlich lösen. Kein anderer Systemanbieter, den wir in der Auswahlphase befragt haben, konnte uns einen Support auf diesem Niveau gewährleisten“, sagt André Haßelkuß von Gloning Krantechnik.
Zweistufige Einführung
Die Einführung wurde in zwei Stufen vorgenommen, um den produktiven Betrieb des Unternehmen nicht zu stören. Zunächst wurde eGecko als betriebswirtschaftliche Software eingeführt, mehr als sechs Monate danach wurde das ERP-System nachgezogen und implementiert. Die im Altsystem angelegten Datenbanken wurden dazu übernommen – der wesentliche Prozess konnte automatisiert werden, nur wenig Handarbeit war nötig. Parallel begann das Team mit einzelnen Prozessschritten, FEPA von PLANAT besser kennenzulernen. Dazu wurden Aufträge angelegt und weitere Standardschritte in einer Testumgebung ausprobiert. Die Mitarbeitern konnten sich so spielerisch und ihne Risiko mit der neuen Software beschäftigen. Bis zum heutigen Tage ist die Testumgebung im Einsatz, um Anpassungen an FEPA testen zu können, ehe der Übertrag in das Produtivsystem stattfindet. Auch neue Mitarbeiter werden so mit dem System vertraut gemacht – in der Testumgebung kommt kein Druck auf, weil Fehler keinen Schaden anrichten können. Optimal für Gloning Krantechnik ist die problemlos mögliche Rechtevergabe, die für die einzelnen Mitarbeiter umgesetzt werden kann. Schreib- und Leserechte können in FEPA aufgaben- und funktionsgerecht vergeben und jederzeit angepasst werden. Auch Freigabeprozesse nach dem 4-Augen-Prinzip können leicht umgesetzt werden. Aktuell nutzen 15 Mitarbeiter im Unternehmen PLANAT im täglichen Betrieb.
Der tägliche Datenaustausch zwischen eGecko und FEPA erleichtert das Zahl- und Mahnwesen deutlich und reduziert aufwendige Doppelarbeit. Generell haben sich die Prozesse zwischen kaufmännischer Software und dem ERP-System durch den ständigen Datenaustausch enorm positiv auf den Tagebsbetrieb ausgewirkt. Die Mitarbeiter können die durch lästige Doppeleingaben gesparte Zeit für gewinnbringende Prozesse einsetzen.
Weitere Integration geplant
In naher Zukunft soll das in FEPA integrierte Addon des Dokumentenmanagements (DMS) auch die Daten aus den CAD-Datenbanken übernehmen, um die zentrale Datenhaltung noch weiter auszubauen. Diese kommende Schnittstelle ist dem Unternehmen wichtig, um die Auftragsdatensätze enger mit den Konstruktionsdaten zu verknüpfen. So können zukünftige Kalkulationen schneller und präziser durchgeführt werden.
„Wir haben heute schnellere, transparente und einheitliche Prozesse. Zudem vermeiden wir wirkungsvoll Doppelarbeit, Papier und Fehler durch den Einsatz von FEPA. Wir arbeiten sehr workflowgesteuert, nutzen an den passenden Stellen das 4-Augen-Prinzip für Freigaben, was das System ebenso wie die Rechtevergabe sehr gut abbildet“, sagt der Geschäftsführer von Gloning Krantechnik, André Haßelkuß. Die Reduktion von Papier im Unternehmen schont nicht nur die Umwelt, sondern auch die Budgets.
Hinzukommen weitere Arbeitserleichterungen: Schnittstellen zwischen dem Dokumentenmanagement-Addon von FEPA und Microsoft Outlook sorgen für bequeme Dateiübertragungen zwischen ERP-System und dem Email-Client. Das Resultat ist auch hier ein deutlicher Zuwachs an Prozesseffizienz und -sicherheit. „FEPA lebt als System mit unserem Unternehmen und ist – genau wie der Hersteller PLANAT – ein verlässlicher Partner“, resümiert André Haßelkuß von Gloning Krantechnik
