Zur Unterstützung der zunehmend komplexen Geschäftsprozesse und zur Ablösung eines veralteten ERP-Systems entschied sich Schiess im Jahr 2022 für die Einführung des ERP-Systems FEPA der Planat GmbH. Ziel war es, die Systemlandschaft zu modernisieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Medienbrüche zu eliminieren und eine vollständige Prozessintegration zu erreichen. Der für die FEPA-Einführung bei Schiess verantwortliche Controller Nico Schatz ist sehr zufrieden. Das System erfüllt die gesetzten Anforderungen in vollem Umfang und bietet darüber hinaus Potenzial für die zukünftige Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens. Die Investition in ein modernes, flexibles und integrierbares ERP-System hat sich für Schiess als nachhaltig sinnvoll erwiesen.
Ausgangslage: Technisch veraltet, wenig Flexibilität
Vor dem Wechsel zu Planat war bei Schiess über zwei Jahrzehnte ein ERP-System eines anderen Anbieters im Einsatz. Die Software entsprach längst nicht mehr den technologischen und prozessualen Anforderungen eines modernen Maschinenbauunternehmens. Insbesondere fehlte die Möglichkeit, die zunehmend komplexen Projektstrukturen und vielfältigen Fertigungs- und Serviceprozesse flexibel abzubilden. Darüber hinaus waren die Anpassungskapazitäten des bisherigen Anbieters nicht mehr adäquat für die Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens mit individualisierten Prozessen.
Eine Nachfolgelösung des bisherigen ERP-Anbieters wurde aus wirtschaftlichen Gründen nicht weiterverfolgt. Die Entscheidung fiel stattdessen zugunsten eines Systems, das sowohl technologisch zeitgemäß als auch anpassbar an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens ist: FEPA.
Auswahl: Regionalität, Reaktionsgeschwindigkeit und funktionale Abdeckung
Der Auswahlprozess umfasste die intensive Prüfung von ca. zehn verschiedenen ERP-Anbietern, bevor die Wahl auf Planat fiel. Entscheidende Kriterien waren neben der funktionalen Abdeckung aller relevanten Geschäftsprozesse auch die räumliche Nähe und die schnelle Verfügbarkeit des Supports. Besonders wichtig war Schiess eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit kurzen Reaktionszeiten, die für mittelständische Unternehmen von hoher Bedeutung sind. „Wenn ich bei Planat anrufe, bekomme ich in ein bis zwei Stunden eine Rückmeldung“, lobt Nico Schatz.
Ein weiteres zentrales Auswahlkriterium war die Fähigkeit des ERP-Systems, unterschiedlichste Geschäftsprozessmodelle innerhalb eines Unternehmens effizient abzubilden. Schiess vereint Lohnfertigung, komplexe Serviceaufträge und hochindividuelle Maschinenbauprojekte. Diese Vielfalt erfordert ein flexibles, skalierbares System mit hoher Anpassungsfähigkeit.
Einführung: Datenmigration und Systemumstellung als kritische Erfolgsfaktoren
Die Einführung von FEPA begann im Juni 2022. Der Echtbetrieb wurde zum 1. November 2023 aufgenommen. Die größte technische Herausforderung stellte die Datenmigration dar. Historische Datenbestände mussten vollständig übernommen werden, da insbesondere im Servicebereich auch jahrzehntealte Maschinendaten und Stücklisten für die Ersatzteilversorgung erforderlich sind. Insgesamt wurden etwa 97.000 Artikel, 30.000 Arbeitspläne und 42.000 Stücklisten migriert.
Die Übernahme erfolgte über strukturierte Datenimporte. Hierzu wurde der Altdatenbestand aus dem bisherigen ERP-System exportiert, normiert und gemäß den FEPA-Vorgaben aufbereitet. Aufgrund der parallelen Systempflege während der Übergangsphase – teilweise über ein bis zwei Jahre – war eine doppelte Datenpflege erforderlich, was in der Praxis mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden war. Nico Schatz sagt über diese Zeit: „ERP-Einführungen sind ein Marathon, kein Sprint. Aber wenn man den Weg konsequent geht, zahlt es sich mehr als aus.“
Prozessintegration: Zusammenführung dezentraler Systeme
Ein wesentlicher Fortschritt durch FEPA ist die vollständige Integration aller Geschäftsprozesse in einer zentralen Systemlandschaft. Während zuvor mehrere Systeme parallel betrieben wurden – etwa für Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Reklamationsmanagement und die Serviceorganisation – sind heute sämtliche Abläufe im FEPA-System abgebildet. Dadurch wurde die Komplexität erheblich reduziert, Mehrfacheingaben entfallen, und die Datenkonsistenz konnte signifikant verbessert werden.
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) von FEPA ist heute ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit bei Schiess. Die digitale Ablage ermöglicht es, Eingangsrechnungen, Bestellungen, Lieferantenschriftverkehr und sämtliche kundenbezogenen Dokumente zentral zu verwalten. Medienbrüche wurden konsequent eliminiert, Suchzeiten minimiert und der Zugriff auf aktuelle Informationen erheblich beschleunigt.
Abbildung komplexer Projektstrukturen
Ein herausfordernder Aspekt der ERP-Einführung war die Abbildung der komplexen Projektstrukturen im Maschinenbau. Schiess fertigt Maschinen mit Projektlaufzeiten von bis zu drei Jahren, die aus bis zu 2.000 Fertigungsobjekten bestehen. Die systemgestützte Steuerung und Koordination von Einkauf, Fertigung, Montage und Entwicklung erfordert eine präzise Projektplanung und eine durchgängige Prozessverfolgung.
FEPA ermöglicht die strukturierte Erfassung und Steuerung dieser Projekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Die transparente Abbildung von Fertigungsständen, Bedarfen und Arbeitspaketen unterstützt die Projektabwicklung und schafft eine durchgehende Nachvollziehbarkeit über alle Phasen hinweg.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagements ist bei Schiess ein laufender Prozess. Ziel ist es, die Detailplanung und die Steuerung der einzelnen Projektabschnitte weiter zu optimieren und dabei spezifische Anforderungen des Maschinenbaus systemseitig zu berücksichtigen. „Das Projektmanagement ist ein Bereich, den wir mit FEPA kontinuierlich weiterentwickeln. Die Feinplanung und die Abstimmung der vielen beteiligten Abteilungen sind extrem komplex. Aber auch hier ist FEPA sehr offen für Anpassungen und Erweiterungen“, erklärt Nico Schatz.
Mehr Effizienz, Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen
Durch die Systemumstellung konnten signifikante Effizienzgewinne realisiert werden. Die Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen haben sich nachhaltig verbessert. Insbesondere die Echtzeitaktualisierung von Fertigungslisten stellt einen wesentlichen Fortschritt gegenüber dem vorherigen System dar, in dem Bedarfsdaten nur über Nacht aktualisiert wurden.
Die Vereinheitlichung der Datenbasis hat zudem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit deutlich verbessert. Mitarbeiter aus Einkauf, Fertigung und Service greifen heute auf identische, stets aktuelle Informationen zu. Dieser zentrale Datenzugriff hat das Prozessverständnis innerhalb des Unternehmens gefördert und das abteilungsbezogene Denken reduziert.
Schulungsaufwand und Systemakzeptanz
Der Schulungsaufwand im Rahmen der Einführung von FEPA erwies sich als vergleichsweise gering. Die Benutzeroberfläche des Systems ist übersichtlich gestaltet, und viele Prozessschritte waren für die Mitarbeiter selbsterklärend. Schulungen erfolgten zielgerichtet in den jeweiligen Fachabteilungen. Eine umfassende Einführung durch den ERP-Anbieter war nicht erforderlich, da ein Großteil der Einweisungen unternehmensintern realisiert werden konnte.
Die anfängliche Skepsis in der Belegschaft, wie sie bei jedem Systemwechsel stets gegeben ist, wich im Laufe der Zeit einer breiten Akzeptanz. Besonders die verbesserte Benutzerfreundlichkeit und die Vereinfachung der täglichen Arbeitsprozesse führten sukzessive zu einer positiven Bewertung des neuen Systems durch die Belegschaft.
Service und Zusammenarbeit mit Planat
Die Zusammenarbeit mit Planat wird als partnerschaftlich und effizient bewertet. Insbesondere die kurzen Reaktionszeiten und die hohe Flexibilität bei Anpassungen an unternehmensspezifische Anforderungen haben den Migrationsprozess positiv geprägt. Anpassungswünsche werden in der Regel innerhalb weniger Wochen umgesetzt. Darüber hinaus bietet Planat proaktiv alternative Lösungsvorschläge an, die oftmals noch effizienter sind als die ursprünglich geplanten Umsetzungen.
„Planat ist stets sehr lösungsorientiert. Wo der Standard nicht passt, werden gemeinsam Anpassungen entwickelt. Die Kollegen bei Planat kennen sich im Maschinenbau aus. Man merkt, dass sie Erfahrungen mit komplexen Fertigungs- und Serviceprozessen haben“, betont Nico Schatz die reibungslose Zusammenarbeit mit dem ERP-Hersteller.
Die Servicequalität des Anbieters ist insbesondere für mittelständische Unternehmen mit spezifischen Prozessanforderungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Planat hat sich in diesem Projekt einmal mehr als erfahrener Partner im Maschinen- und Anlagenbau bewährt.
Vollständige Digitalisierung als strategisches Ziel
Die vollständige Digitalisierung der Geschäftsprozesse bleibt ein strategisches Ziel von Schiess. Bereits heute sind große Teile der Beleg- und Informationsprozesse papierlos abgebildet. Perspektivisch sollen unter anderem das papierlose Freigabeverfahren für Eingangsrechnungen sowie die Digitalisierung weiterer Genehmigungs- und Prüfprozesse realisiert werden. Die notwendigen Module sind im System bereits vorhanden, die schrittweise Implementierung ist geplant.
„Ich würde den Weg mit FEPA jederzeit wieder gehen – weil das System zu uns passt und die Zusammenarbeit mit Planat einfach funktioniert“, zieht Nico Schatz ein überaus positives Resümee der Zusammenarbeit mit Planat.
