In ihrer rund 130-jährigen Firmengeschichte hat sich die Gustav Wolf GmbH mit Hauptsitz in Gütersloh vom regionalen Hersteller zu einem national und international führenden Anbieter von Stahlseilen und Stahldrähten entwickelt. In dieser gewachsenen Struktur mit Standorten in Polen, Ungarn, den USA und China, mit unterschiedlichen Fertigungslogiken, Währungen und regulatorischen Anforderungen war der Wechsel des ERP-Systems ein strategisches Projekt.
Auslöser war die Abkündigung des bisherigen Systems zum Juli 2024. „Wir haben im Frühjahr 2023 begonnen, die Ablösung vorzubereiten und dazu zunächst unsere internen Anforderungen strukturiert aufgenommen und mit Hilfe externer Beratung einen detaillierten Anforderungskatalog erstellt“, erinnert sich Christian Traud, Head of IT bei Gustav Wolf. Auf dieser Basis kontaktierte das Unternehmen beinahe zehn ERP-Anbieter. Ein Großteil lehnte jedoch ab, weil Gustav Wolf kein Stückgutproduzent ist, sondern Längenfertiger. „Damit können viele ERP-Systeme schlichtweg nicht umgehen“, sagt Christian Traud.
In die engere Auswahl kamen schließlich nur drei Anbieter. Aus dem Anforderungskatalog entstand ein Pflichtenheft, auf dessen Grundlage die Auswahlentscheidung im ersten Quartal 2023 fiel. „Die Entscheidung war zeitkritisch, weil das bisherige System auslief. Ein Anbieter war zu umfangreich, zu teuer und eher für Großunternehmen geeignet. Ein zweiter Anbieter war uns aufgrund der Unternehmensstruktur zu unsicher. PLANAT hat am besten zu unseren Kapazitäten und zu unserem Kostenrahmen als Mittelständler gepasst“, erklärt der IT-Chef.
FEPA-Einführung in zwei Phasen
Die Einführung wurde als On-Premises-Installation umgesetzt und bewusst in zwei Go-live-Phasen gegliedert. Phase 1 startete am 1. Juli 2024 mit allen Werken weltweit außer China, Phase 2 folgte am 1. Januar 2025 mit der Vervollständigung der Funktionen. Christian Traud beschreibt den Implementierungsansatz als stark prozessgetrieben: „In dieser Übergangsphase waren die Berater von PLANAT praktisch jeden Tag vor Ort und wir hatten darüber hinaus einen sehr intensiven Austausch per Teams. Wir haben viele Workshops durchgeführt und die Prozesse wirklich im Detail durchgearbeitet.“ Aus den Workshops entstanden Prozessabbildungen, die PLANAT in FEPA umgesetzt hat. Ziel war zunächst, möglichst nah am Standard zu bleiben; allerdings wurden im Projektverlauf dennoch Anpassungen notwendig. Den Umfang der firmenspezifischen Erweiterungen schätzt Christian Traud auf etwa 15 Prozent, betont aber gleichzeitig den Vorteil der Updatefähigkeit: Alle Anpassungen werden bei Systemupdates von FEPA unkompliziert übernommen.
Heute nutzt Gustav Wolf FEPA als ERP-Rückgrat für Einkauf, Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Kalkulation und Betriebsdatenerfassung sowie das integrierte Dokumentenmanagement. Der Schwerpunkt lag auf der werksübergreifenden Produktionsplanung inklusive Kapazitätsausgleich und Priorisierungslogik über alle Standorte hinweg. Diese Logik galt es strukturiert ins ERP zu übertragen. In diesem Zusammenhang gelang auch eine Angleichung der Prozesse für die Draht- und die Seilherstellung.
Das DMS wird besonders als Effizienzgewinn wahrgenommen, weil keine Systembrüche mehr entstehen. „Die Ablage erfolgt vollständig automatisiert. Der Unterschied ist, dass wir im System bleiben und nicht mehr zwischen ERP und einer separaten DMS-Lösung wechseln müssen“, sagt Christian Traud im Vergleich zur vorherigen Lösung.
In der Logistik setzt Gustav Wolf in mehreren Werken große Handscanner ein, sodass Buchungen mobil in der Halle erfolgen. „Die Kollegen sind nicht arbeitsplatzgebunden. Sie scannen die Ware, die an den Kunden rausgeht, ordnen sie Lieferscheinen zu und buchen direkt über die Handscanner“, beschreibt Christian Traud. Dieser Standardprozess ist an allen europäischen Standorten und in den USA identisch, was den angestrebten Harmonisierungseffekt unterstreicht.
Internationalisierung und Reduzierung von Insellösungen
Ein zentrales Ziel der FEPA-Einführung war die Internationalisierung der Systemlandschaft und die Reduzierung von Insellösungen. Im Altsystem existierte je Werk eine eigene Datenbank. FEPA arbeitet nun mit einer zentralen Datenbank und Mandantenkennung. Das reduziert Pflegeaufwand, bringt aber Mehrmandanten-Komplexität mit sich.
„Es ist einfacher, weil nur an einer Stelle gepflegt wird. Gleichzeitig ist Mehrmandantenfähigkeit über mehrere Länder anspruchsvoll“, sagt der Head of IT. Er nennt ein konkretes Beispiel: Ein Lieferant kann je Werk unterschiedliche Lieferbedingungen aufweisen, was in dieser Ausprägung aktuell noch nicht vollständig im Standard abbildbar sei, perspektivisch aber vorgesehen ist. Hinzu kommen länderspezifische Vorgaben bei Rechnungsstellung und Meldungen. So muss beispielsweise in Ungarn jede Rechnung in Echtzeit an ein staatliches System gemeldet werden. In Polen steht die Einführung einer ähnlichen Regelung bevor.
Da FEPA keine integrierte Finanzbuchhaltung enthält, wurde ergänzend eine Lösung aus dem PLANAT-Partnerumfeld in Deutschland zum Go-Live eingeführt. Für Polen und Ungarn ging diese Finanzbuchhaltung zum 1. Januar 2026 live, während die USA die Finanzbuchhaltung weiterhin autark betreiben. China ist aus rechtlichen Gründen nicht an FEPA angebunden und nutzt ein lokales System, was die globale IT-Architektur bewusst berücksichtigt.
Kombinierte Gewichts- und Längenlogik
Prozessual besonders anspruchsvoll ist bei Gustav Wolf die kombinierte Längen- und Gewichtslogik sowie das Intercompany-Geschäft zwischen Draht- und Seilwerken. Draht wird in Gewicht und Länge verkauft, Seil in Länge; gleichzeitig bestehen interne Lieferketten über Mandantengrenzen hinweg. Die aktuelle Lösung läuft stabil und weitgehend automatisiert.
„Wenn Werk 1 bei Werk 2 bestellt, wird im zweiten Werk automatisch der Auftrag angelegt. Bei Lieferung wird der Wareneingang gebucht, nach Freigabe wird die Rechnung erstellt und verbucht. Das läuft zu 95 Prozent automatisiert“, sagt Christian Traud. Der nächste Ausbauschritt ist die vollständige Automatisierung des Fertigungsauftragswesens: Mit Eingang eines Kundenauftrags soll nicht nur der kommerzielle Auftrag, sondern automatisch auch der Fertigungsauftrag inklusive Unterbaustufen über Mandanten hinweg erzeugt werden. „Wir wollen das komplett automatisieren. Ziel ist, dass nach Anlage eines Kundenauftrags kurze Zeit später im Drahtwerk die Bedarfe bis runter zur letzten Bestellung sauber abgeleitet werden. Wir wollen das noch im ersten Quartal 2026 realisieren“, so Christian Traud.
Qualität der Stammdaten wurde deutlich verbessert
Als besonders kritisch in der Go-live-Phase erwiesen sich weniger technische Themen als die Stammdatenqualität. Artikel, Kunden, Produktions- und Logistikstammdaten mussten bereinigt, harmonisiert und vollständig gepflegt werden. „Das wurde im Zuge der Umstellung sehr kompetent unterstützt“, sagt Traud.
Organisatorisch wurde für das Projekt bei Gustav Wolf ein interdisziplinäres Team mit 14 Personen zusammengestellt. Mit dabei: Vertrieb, Einkauf, Produktionsplanung und -steuerung, Controlling, Kalkulation, Stammdaten, Logistik, Produktion Draht und Seil, BI/Datenbank sowie Finance. Auf PLANAT-Seite gab es jeweils fachliche Pendants, teilweise mit Mehrfachrollen. Der Austausch auf der Projektleitungsebene erfolgte über die gesamte Einführungsphase hinweg mindestens wöchentlich. Selbst nach dem zweiten Go-live ist die Kommunikation weiterhin eng, da weitere Ausbaustufen folgen.
Weitere Automatisierung und Wissensintegration
Der Blick nach vorn ist klar auf die weitere Automatisierung und Wissensintegration gerichtet. „Wir wollen händische Prozesse weitestgehend ins System bringen und das Wissen im System verankern. Heute laufen noch viele Dinge über Excel-Listen und Köpfe, davon wollen wir weg“, sagt Christian Traud.
Parallel sind weitere Module und Prozessketten geplant, unter anderem die Übernahme der Qualitätssicherung aus dem Altsystem sowie die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung. Für das Management-Reporting baut Gustav Wolf eigene Dashboards auf. Christian Traud lobt: „FEPA bietet die Möglichkeit, dass wir Dashboards gemeinsam mit PLANAT selbst bauen und anpassen können.“
Der IT-Leiter betont den generellen Charakter der Zusammenarbeit: „Wir arbeiten mit PLANAT auf Augenhöhe. PLANAT ist ein Mittelständler wie wir. Bei einem Konzernanbieter wäre das in dieser Form deutlich schwieriger gewesen.“
